Customs Operations Manager

BAT evoluează accelerat la nivel global cu un portofoliu extins de produse. Scopul nostru este să creăm A Better Tomorrow™.

Pentru a ne atinge misiunea, căutăm colegi care sunt pregătiți să ni se alăture în această călătorie! Tomorrow can’t wait, hai sa o construim impreuna!

Obiectivele postului:

• Faciliteaza procesul de vamuire a marfurilor in punctele vamale, si se asigura de respectarea tuturor normelor legislative in vigoare si ca procesul este acurat. 
• Este responsabil de acuratetea tuturor documentelor vamale emise pentru / si de la companie si preda situatiile catre departamentul financiar. 
• Este responsabil de respectarea legislatiei cu privire la orice achizitie sau export intracomunitar sau extra comunitar de produse sau materiale necesare desfasurarii activitatii companiei (de exemplu: produse finite de pus in consum, materiale de marketing, PoP, rafturi display, mostre, materiale promotionale, etc). 
• Este responsabil de obtinerea autorizatiilor de functionare, menținerea acestora valabile pentru formalitati vamale si fiscale a produselor in regim accizabil si nu numai. 
• Este responsabil de respectarea legislatiei si a normelor in vigoare pentru gestionarea produselor accizabile / neaccizabile / confiscate aduse la cunostinta de autoritatile statului! Se asigura ca toate formalitatile si procesele sunt respectate si intocmine la timp conform normelor si obligatiilor in vigoare 
• Este reprezentantul companiei in relatia cu autoritatile vamale si are obligatia de a pastra un comportament etic si sa respecte toate normele si procedurile interne in vigoare. 
• Rolul este responsabil și răspunzător la nivel de țară pentru toate aspectele legate de vamă și accize, atât în depozitele antrepozitare, cât și în cele neantrepozitare. Acesta funcționează în cadrul politicilor globale și regionale privind accizele. 
• Actioneaza ca unic punct de contact cu Vama și cu autoritățile relevante, având rute clare de escaladare către nivelul de Țară/Zonă/Global atunci când apar riscuri sau abateri de la politici. 
• Menține o colaborare structurată și recurentă cu Autoritățile Vamale și de Accize, precum și cu asociațiile din industrie. 
• Anticipează activ schimbările legislative (UE și RO), inclusiv actele delegate și proiectele informale, precum și informările către stakeholderii de business seniori. 
• Traduce legislația în scenarii concrete de impact asupra afacerii (costuri, fluxuri, sisteme, stocuri). 
• Elaborează sau co-elaborează propuneri de modificări legislative, clarificări tehnice și ghiduri de implementare atunci când există lacune sau ambiguități. 
• Acționeaza într-un mod anticipativ, cu rol de modelare a politicilor publice, împreună cu CORA, nu într-un mod reactiv. 
• Se asigura ca normele interne de selectare de furnizori sunt respectate pentru serviciile achizitionate. 
• Este responsabil de gestionarea in conformitate cu legislatia a timbrelor fiscale pentru produsele accizabile si a produselor finite supuse distrugerilor. Inclusiv raportarea si distrugerea timbrelor si a produselor finite conform proceselor si legislatiei in vigoare. 
• Este responsabil ca echipa pe care o conduce sa fie la curent cu toata legislatia si sa opereze correct respectand normele legale si procedurile interne. 
• Asigură conformitatea deplină cu legislația vamală, fiscală și a accizelor (EU & RO), obținerea și menținerea autorizărilor necesare, precum și optimizarea end‑to‑end a operațiunilor de transport și a formalităților vamale pentru a îmbunătăți costurile, lead time‑ul și calitatea datelor.  
• Rolul conduce inițiative de optimizare a taxelor vamale (tarifare, origine, valoare, proceduri speciale), monitorizează proactiv inițiativele legislative la nivel european și local, elaborează propuneri/poziții legislative și reprezintă compania în fața autorităților, cu diplomație, tact și argumentație documentată. Coordonează echipa dedicată și brokerii/transportatorii, asigurând zero neconformități, zero penalități și maximizarea oportunităților legale pentru companie. 

Principalele tale responsabilțăti vor include:

1) Conformitate legală & guvernanță 

• Asigură respectarea integrală a Codului Vamal UE, Codului Vamal/ Fiscal RO, legislației accizelor și normelor conexe (EMCS, TPD, eTransport/eFactură, T&T/ ATTP), în toate operațiunile relevante. 

• Dezvoltă și menține SOPuri, controale interne și matrice de conformitate; conduce audit readiness și teste periodice (RCA & CAPA pentru orice abatere). 

• Asigură acuratețea datelor în sistemele vamale și ERP (SAP/EMCS), managementul documentelor și trasabilitatea end to end. 

2) Autorizări & certificări (obținere, menținere, extindere) 

• Coordonează obținerea/menținerea autorizațiilor și certificărilor relevante (ex.:, antrepozit vamal/ fiscal, reprezentare,  garanții, REX/numere EORI aferente), inclusiv renewal și gap closure din inspecții. 

• Asigură conformitatea cu cerințele de fitness & properness, segregare și control ale autorităților. 

3) Operațiuni vamale E2E & calitatea datelor 

• Supervizează corectitudinea clasificării tarifare (TARIC/BTI), determinării originii (preferențiale/nepreferențiale) și valorizării în vamă (articole UCC – elemente de preț, redevențe, termeni Incoterms). 

• Conduce execuția operațiunilor (import/export/intracomunitar, EMCS, NCTS) cu brokerii și echipa internă; garantează zero erori materiale în declarații și zero întârzieri critice. 

• Se asigură de raportările legale la timp (Intrastat, EMCS stock etc.) și de alinierea între mișcările fizice și cele scriptice. 

• Distrugeri conform legii: Coordonează procesul de distrugere a produselor — de la obținerea aprobărilor interne BAT până la execuția cu autoritățile și/sau companiile de reciclare — cu control de risc, cost și conformitate și rapoarte standardizate.   

• Asigura respectarea cerintelor legale de păstrare a registrelor si documentelor (vamă & accize), incluzând perioadele de   retenție, formatele și accesibilitatea. 

• Asigura guvernanța întregului ciclu de viață EMCS (mișcări, pierderi, distrugeri, casări) si reconcilierea între situația fizică, evidențele scripturale, EMCS, SAP și registrele financiare. 

• Pregăteste si sustine toate controale retroactive (5–10 ani, în funcție de regim). 

4) Optimizarea taxelor vamale & structurarea operațiunilor 

• Identifică și implementează oportunități legale de optimizare: proceduri speciale (Perfecționare activă/ pasivă, Depozitare vamală, Destinații speciale), utilizarea acordurilor comerciale (preferințe tarifare), BTI, structurare Incoterms, consolidare transport, design rețea. 

• Conduce business caseuri pentru măsuri de optimizare și validează savingurile cu Finance/Tax (duty & tax saving; cost to serve redus). 

• Are autoritatea de a opri transporturile sau mișcările care prezintă risc de neconformitate. 

• Autoritatea de a contesta oficial interpretările autorităților, pe baza unor argumente documentate, cu suport extern dacă este necesar. 

• Mandat de a semna corespondența oficială și răspunsurile la audit, în limite clar definite. 

• Drepturi directe de escaladare către SSC și leadershipul Global Excise. 

5) Monitorizare legislativă (EU & RO) & Advocacy 

• Monitorizează inițiative legislative (EU & RO) relevante (vamă, accize, transport, digitalizare fiscală) și elaborează impact assessment pentru business. 

• Scrie și susține propuneri/poziții legislative (position papers), propune amendamente și participă în grupuri de lucru impreuna cu echipa CORA BAT/ asociații de industrie. 

• Coordonează alinierea internă (Legal/CORA/Tax/SC/ Finance) și reprezintă compania în consultări publice, cu argumentație tehnică, documentată. 

6) Risc, relația cu autoritățile & managementul incidentelor 

• Menține un registru de riscuri (conformitate, operațional, reputațional), cu mitigări și planuri de contingență. 

• Gestionează verificări/inspecții (vamă, fiscal, accize) și corespondența oficială, cu diplomație, tact și fermitate; asigură răspunsuri documentate și CAPA până la închidere. 

• Escaladează prompt orice risc sistemic; instruiește echipa privind conduita în interacțiunile oficiale. 

• Acționează ca unic punct de responsabilitate pentru toate auditurile vamale, de accize, fiscale și interne, inclusive pentru garantarea unei evidențe complete și corecte (detaliată în punctul următor). 

• Deține cap-coadă pregătirea auditului, arhitectura dovezilor, corespondența cu autoritățile, formularea răspunsurilor și închiderea auditului. 

• Raportează rezultatele auditurilor, tendințele și riscurile sistemice către managementul senior și funcțiile Globale. 

7) Transport, brokeri & performanță furnizori 

• Coordonează brokerii vamali/transportatorii: SLA/KPI, scorecard, QBR, continous improvement (lead time de vămuire, acuratețe, cost, OTIF). 

• Optimizează rutele, consolidarea, Incoterms și documentația pentru a minimiza costurile și taxele, fără a compromite conformitatea. 

8) Buget, KPI & raportare 

• Gestionează bugetul funcției; urmărește costuri vamale & logistice, duty saving și eficiența. 

• Definește și raportează KPIuri: % declarații corecte, 0 penalități, lead time vămuire, % utilizare preferințe tarifare, nr. BTI/autorizații obținute, duty saving realizat, ontime Intrastat/EMCS, audit score. 

• Asigură raportare periodică (zilnic/săptămânal/lunar) și vizibilitate către management (dashboard). 

9) Leadership, echipă & competențe 

• Coordonează echipa (recrutare, obiective, coaching, evaluare), asigură training în legislație vamală/accize, Incoterms, etică & anticorupție. 

• Dezvoltă capabilități în: clasificare tarifară, origine, evaluare, EMCS/NCTS, advocacy & redactare poziții, managementul autorizațiilor. 

• Dezvolta si mentine stranse relatii de colaborare cu echipele din CORA, Legal, Finance si SSC. 

10) SSM/SU & Etică 

• Respectă și implementează cerințele SSM/SU și standardele etice BAT; asigură integritate, confidențialitate și complianceîn toate procesele. 

• Menține comportament etic ireproșabil în relația cu autoritățile, partenerii și furnizorii. 

Ce căutăm?

Experiență (esențial) 

• 7+ ani în customs & trade compliance / freight & logistics (FMCG sau industrii reglementate). 

• Experiență dovedită în obținere/menținere autorizări (ex. AEO) și în interacțiuni cu autoritățile (inspecții, audit). 

• Implementare proceduri speciale (IP, Depozitare vamală), utilizare FTA/preferințe, BTI. 

Competențe tehnice 

• Cunoaștere avansată: UCC, legislație accize/EMCS, TARIC/BTI, Incoterms 2020/2023, reguli de origine, evaluare în vamă; practici transport internațional. 

• Cunoasterea Tarifului Vamal de Import si al Notelor explicative Sistemului armonizat si nearmonizat; 

• Cunoasterea prevederilor legale aplicabile din domeniul accizelor;  

• Cunoasterea legislatiei relevante pentru activitate vamala prestata de BAT  

• Cunoasterea conditiilor de livrare Incoterms si a clauzelor contractuale de transport; 

• Cunoasterea Bazei de date a Sistemului armonizat si nearmonizat de denumire si a notelor explicative privind incadrarea bunurilor din punct de vedere vamal 

• Sisteme: SAP (ideal SAP GTS), EMCS/NCTS, platforme naționale de vămuire; MS Office avansat. 

• Redactare poziții/propuneri legislative; abilități excelente de documentare și argumentare. 

Competențe de leadership & soft skills 

• Stakeholder management (intern/extern), negociere, influență. 

• Analiză & decizie rapidă, orientare spre rezultat, rigoare și atenție la detalii. 

• Diplomație și tact în relația cu autoritățile; integritate. 

• Engleză avansat; avantaj: experiență în grupuri de lucru la nivel de industrie. 

Educație / Certificări 

• Studii superioare (economic/tehnic). 

• Autorizare Declarant Vamal (sau echivalent), validă/eligibilă; experiență AEO – plus major. 

DE CE SĂ TE ALĂTURI BAT?

Suntem una dintre puținele companii certificate ca Global Top Employer de către Top Employers Institute – pentru oferirea unor condiții excelente angajaților.

Colaborarea, incluziunea și parteneriatul stau la baza a tot ceea ce facem aici la BAT. Ne dorim ca fiecarei persoană să prospere, indiferent de gen, orientare, statut matrimonial sau de parteneriat civil, schimbare de gen, rasă, religie sau credință, culoare, naționalitate, origine etnică sau naționalitate, dizabilitate, vârstă, abilități, experiență, educație, mediu socio-economic și profesional, statut de veteran, perspective și stiluri de gândire. Știm că încurajarea talentelor din toate mediile este ceea ce ne face mai puternici și mai bine pregătiți pentru a ne îndeplini misiunea.

Vedem pauzele de carieră ca oportunități, nu ca obstacole. Prin programul Global Returners, sprijinim profesioniștii care doresc să-și reia cariera după o absență prelungită din câmpul muncii (de exemplu, timpul dedicat îngrijirii familiei, concediu parental, serviciu militar, an sabatic și / sau începerea unei afaceri proprii).

Vino alături de noi și descoperă ce este posibil pentru tine la BAT. Află mai multe despre cultura noastră organizațională, premiile și certificările obținute ca angajator aici.

Dacă aveți nevoie de ajustări sau adaptări pentru a vă ajuta să obțineți cele mai bune rezultate în timpul procesului de recrutare, sunteți încurajați să ne anunțați. Ne angajăm pe deplin să vă sprijinim făcând aranjamentele adecvate pentru a vă demonstra întregul potențial.