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IT Legal Coordinator

Kuala Lumpur, Malasia

Tipo de contrato Permanent
Nivel profesional Non-management
Funciones Legal
Rango salarial Competitive salary
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¿Por qué Legal? Overview

¿Por qué Legal?

Nuestra industria está cambiando a la velocidad de la luz y siempre buscamos estar al día de los cambios para permitir un crecimiento sostenible para A Better Tomorrow™. Nuestro equipo internacional de Legal está formado por un grupo diverso de especialistas que se dedica a formar a nuestro personal para que actúe de manera responsable y gestione los riesgos en un mundo complejo. Aquí asumen la responsabilidad de proteger a nuestra gente, nuestras marcas y operaciones, nuestros productos, intereses comerciales y reputación corporativa.

Top employee 2025 logo

¿Por qué BAT?

En BAT, no solo buscamos ofrecer un trabajo, sino una carrera con sentido: es una de las muchas razones por las que se nos ha nombrado uno de los Global Top Employer por octavo año consecutivo.

Creemos que el liderazgo no debe limitarse a los títulos académicos. Es una manera de pensar y, a través de nuestros programas líderes de aprendizaje y desarrollo, desarrollarás continuamente tus habilidades y experiencia. Con nuestro apoyo inquebrantable, trabajarás en equipos multifuncionales en contacto con líderes de la industria y ampliando tu red profesional.

Trabaja con nosotros en BAT, donde los objetivos se hacen posibles y tu trayectoria profesional se pone en marcha.

Tomorrow Can't Wait

Crear un mundo sin tabaco no es nada fácil; es un esfuerzo colectivo de personas con talento que aportan su visión única. Este es el momento más innovador de la historia de BAT y tú puedes formar parte del cambio.

Estrategia y propósito Marca e innovación

IT Legal Coordinator

BAT is evolving at pace into a global multi-category business. Our purpose is to create A Better Tomorrow™ by Building a Smokeless World.
To achieve our ambition, we are looking for colleagues who are ready to join us on this journey! Tomorrow can’t wait, let’s shape it together!

British American Tobaccohas an exciting opportunity for an IT Legal Coordinator in Subang Jaya, Selangor.

Your key responsibilities will include:

  • Full contract administration support as required by BIC Legal including but not limited to execution of contracts, maintenance of contracts, including but not limited to tracking and filing hard copies of contracts, search and upload of contracts on the relevant contract management system/s, - and all other legal administrative activities relating to contract management and support
  • Maintain relevant trackers as required from time to time (e.g. contracts due to expire or for renewal, intra-group agreements, Senior Counsels business travels, team building events)
  • Foster and build collaborative relationships with Finance Business partners, GBS HR, and any other relevant collaborators to ensure timely resolution of system issues and vendor payments.
  • Acting as a Records Coordinator for BIC Legal KL including leading records management activities to faciltate compliance with critical records schedules and all other records management requirements
  • Co-ordinate meetings, conferences/seminars, activities, sourcing and booking  venues both internally and externally, as well as arrange travel arrangements and claims for  BIC Legal KL.
  • Supporting BIC Legal KL ‘s financial activities including but not limited to the annual company planning process, generation of purchase orders and related documents, payments and all other budget tracking and administrative activities in meticulous and timely fashion
  • To familiarise self with COUPA system on procure to pay tool and support in the management of queries – Timely creation of vendor, PO, GR Timeline: On-going
  • Provide administrative services and support covering highly sensitive work and always ensuring utmost confidentiality
  • Supporting and following all internal governance and compliance processes and activities
  • Provide organisational and administrative support to BIC Legal KL demonstrating initiative and proactiveness
  • Proactively engaging and working with Finance and other local and global stakeholders
  • Ensure activities are planned and managed closely, where relevant, keeping BIC Legal team members updated
  • Set a good personal example by demonstrating initiative and innovation where appropriate to support ‘working smarter’ and more efficiently
  • Build and continuously improve working relationship and engagement skills with the BIC Legal team, administrative staff of other departments as well as other relevant BIC Legal stakeholders.

What are we looking for?

  • Ability to organise, prioritise workload and demonstrate adaptability
  • First class organisational and administrative ability
  • Excellent computer literacy including but not limited to Microsoft Office
  • Excellent inter-personal skills – both verbal and written
  • Decision making skills
  • Sensitivity to diverse cultures
  • Sufficient appreciation of the business to recognise and understand priorities
  • Team building ability
  • Excellent time management
  • Ability to complete tasks within datelines without compromising quality
  • Disciplined
  • Open to learning

Working Relationship

Internal:

  • LEX
  • Global IT
  • Global Business Services
  • Regional Product Centre
  • Procurement
  • Office Facilities
  • Security and EH&S
  • HR
  • Finance

External:

  • External Suppliers including External Counsels
  • Professional Bodies and Organisations

What we offer you?
•    We offer a market leading annual performance bonus (subject to eligibility)
•    Our range of benefits varies by country and includes diverse health plans, initiatives for work-life balance, transportation support, and a flexible holiday plan with additional incentives
•    Your journey with us isn't limited by boundaries; it's propelled by your aspirations. Join us at BAT and become a part of an environment that thrives on internal advancement, where your career progression isn't just a statement – it's a reality we're eager to build together. Seize the opportunity and own your development; your next chapter starts here.
•    You'll have access to online learning platforms and personalized growth programs to nurture your leadership skills
•    We prioritise continuous improvement within a transformative environment, preparing for ongoing changes

WHY JOIN BAT?
We’re one of the few companies named as a Global Top Employer by the Top Employers Institute – certified in offering excellent employee conditions.

Collaboration, inclusion and partnership underpin everything we do here at BAT. We are looking forward to enabling every individual to thrive, regardless of gender, sexual orientation, marital or civil partnership status, gender reassignment, race, religion or belief, colour, nationality, ethnic or national origin, disability, age, skills, experience, education, socio-economic and professional background, veteran status, perspectives and thinking styles. We know that embracing talent from all backgrounds is what makes us stronger and best prepared to meet our business goals.

We see the career breaks as opportunities not obstacles. Through The Global Returners program, we support professionals looking to restart their careers after an extended absence from the workforce (e.g. time out caring for family, parental leave, national service, sabbatical and/or starting an own venture).

Come bring your difference and see what is possible for you at BAT. Learn more about our culture and our award winning employee experience here.

If you require any reasonable adjustments or accommodations to help you perform at your best during the recruitment process, you are encouraged to notify us. We are fully committed to support you by making appropriate arrangements for you to demonstrate your full potential.

Inscríbete ahora

Valores

En BAT, nuestros valores nos muestran el camino para dar vida a nuestro propósito. Actúan como nuestra brújula y nos guían en cada paso hacia A Better Tomorrow™, definiendo cómo innovamos, crecemos y logramos el éxito, al tiempo que establecemos altos estándares para fomentar el logro individual y el progreso colectivo. Basados en la integridad y la colaboración, nos empoderan como pioneros del cambio en un mundo que nunca se detiene, asegurándose de que demos forma al legado de BAT con confianza y propósito.

We are bat pie chart
  • Verdaderamente inclusivos
  • Hacemos lo correcto
  • Amamos a nuestro consumidor
  • Pasión por ganar
  • Empoderados a través de confianza
  • Unidos más fuertes
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Toma las riendas de tu futuro con BAT

En BAT, no solo buscamos ofrecer un empleo, sino una carrera con sentido.

Creemos que todo el mundo tiene un lugar en nuestra empresa. Ya sea que estés buscando un programa de asesoramiento, diversificar tu experiencia a través de asignaciones internacionales o adoptar métodos de trabajo innovadores, estamos aquí para impulsar tus aspiraciones profesionales y liberar todo tu potencial.

Creemos en ti. Trabaja con nosotros en BAT, donde los objetivos se hacen posibles y tu trayectoria profesional se pone en marcha.

Employee Image

«Como abogado, disfruto de la emoción de sumergirme en panoramas legales en constante cambio y de asesorar a agentes empresariales apasionados y con talento, en una empresa que trabaja siguiendo sus valores con firmeza. Es de lo más gratificante poder aportar a la hora de impulsar objetivos estratégicos y planes comerciales, garantizando que nuestras iniciativas tengan una base legal sólida y exitosa».

Beneficios

En esencia, entendemos que tu mejor trabajo ocurre cuando te sientes completamente respaldado. Nuestro paquete de recompensas y beneficios, cuidadosamente diseñado, está pensado para reconocer tus contribuciones y amplificar tu impacto. A medida que creces, nosotros también crecemos.

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Bienestar social

El bienestar es mejor cuando se comparte. Beneficios que fomentan un sentido de comunidad y conexión entre los empleados. Cuanto más tiempo dediquemos a retribuir y compartir lo que significa vivir bien con las comunidades que nos rodean, más cerca estaremos de ellas. Fomentamos interacciones sociales positivas dentro y fuera de BAT, mejoramos la colaboración y creamos un entorno de trabajo de apoyo donde los empleados se sienten valorados y conectados.

Bienestar emocional

Encontrar el equilibrio entre la vida laboral, personal y familiar para ayudarte a recobrar la energía y continuar con fuerzas. Beneficios e iniciativas diseñadas para reforzar la salud mental de nuestros empleados. En BAT fomentamos una cultura para ayudar a nuestros empleados a gestionar mejor las presiones de la vida y desarrollar la resiliencia, independientemente de lo que la vida les depare.

Bienestar físico

Una buena salud es la piedra angular que permite que todo lo demás en nuestra vida vaya bien. Beneficios que apoyan la salud física de nuestros empleados, amplían la cobertura donde sea necesario y promueven estilos de vida saludables, reduciendo el estrés y aumentando la energía y la productividad general.

Bienestar financiero

La paz mental no tiene precio, pero no debería costar un ojo de la cara. Beneficios e iniciativas diseñados para ayudarte a lograr estabilidad y seguridad financiera, con formación para tomar decisiones financieras bien informadas, aliviar el estrés financiero y mejorar las perspectivas a corto y largo plazo.

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