Executive Assistant

Imperial Tobacco Canada évolue à un rythme soutenu – comme aucune autre organisation

Nous avons une raison d’être claire: bâtir un Avenir Meilleur™ en réduisant l’impact sanitaire de nos activités. Cela comprend notamment notre engagement à offrir aux consommateurs adultes un large choix de produits agréables et moins risqués*. Les produits modernes de nicotine orale jouent un rôle clé dans cette mission. Pour atteindre l’ambition que nous nous sommes fixée, nous recherchons des collègues prêts à incarner nos valeurs au quotidien. Venez faire partie de cette aventure!

*Basé sur le poids des preuves et en supposant un passage complet du tabagisme aux cigarettes. Ces produits ne sont pas sans risque et créent une dépendance.

NIVEAU DE POSTE : (G33 = non-cadre)

FONCTION : Marketing

LIEU : Montréal, Canada

POSITIONNEMENT DU RÔLE ET OBJECTIFS

Le ou la titulaire du poste d’Adjoint(e) de direction sera responsable d’offrir un soutien quotidien aux vice‑présidents Marketing et Opérations afin d’assurer le bon fonctionnement des activités. La personne devra faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme et d’une attitude positive dans ses interactions quotidiennes avec les parties prenantes internes. Elle travaillera également, à l’occasion, en étroite collaboration avec les équipes de direction Marketing et Opérations afin d’assurer une coordination fluide des activités.

CE POUR QUOI VOUS SEREZ RESPONSABLE WHAT YOU WILL BE ACCOUNTABLE FOR

Soutien administratif :

• Gérer l’agenda quotidien des vice‑présidents (planification, acceptation, refus ou replanification des réunions).
• Gérer les courriels et les actions associées, selon les besoins.
• Traiter et coder les dépenses (voyages, cartes de crédit, administration générale).
• Assurer le suivi et la gestion budgétaire.
• Effectuer diverses tâches administratives générales.
• Gérer et suivre les ententes de confidentialité (DocuSign).
• Soutenir l’allocation des billets de hockey et la réservation de la loge au Centre Bell.
• Organiser et gérer les déplacements des vice‑présidents.
• Agir comme remplaçant(e) pour les adjoint(e)s de direction en congé.

Gestion des fournisseurs, de la facturation et des bons de commande :

Gestion et suivi budgétaires

• Envoyer au service financier un rapport mensuel sur les charges à comptabiliser au titre du budget.
• Se concerter avec les vice-présidents et les responsables de fonction concernant les dépenses prévues et le budget approuvé.
• Préparer les modèles nécessaires pour faciliter le processus budgétaire.
• Servir de point de contact avec les fournisseurs.
• Assurer le suivi des dépenses budgétaires et veiller à ce que les responsables budgétaires rendent des comptes.

Opérations système/transactionnelles

• Mettre en place le processus de gestion des fournisseurs.
• Gérer et créer des bons de commande avec les responsables fournisseurs locaux, si nécessaire.
• Traiter les factures des fournisseurs avec ou sans bon de commande en collaboration avec le service des achats, si nécessaire.
• Vérifier les rapports du service financier pour s’assurer que les factures ne sont pas bloquées.
• Assurer le suivi des acomptes versés aux fournisseurs.
• Résoudre les problèmes existants liés aux systèmes.

Traitement et comptabilisation des dépenses

• Gérer efficacement les transactions par carte d'achat (P-Card) dans Barclay.
• Remplir les notes de frais pour les vice-présidents.
• Assurer l'administration générale et le soutien à l'équipe de direction du marketing et à l'équipe de direction des opérations (processus AMEX pour les nouveaux employés).

Soutien aux événements et à la logistique

• Coordonner les réunions internes/externes et la logistique associée, y compris, mais sans s’y limiter, la réservation de salles de réunion et de lieux d’accueil, la distribution de documents, l’organisation des petits-déjeuners, déjeuners et dîners.
• Effectuer les réservations de voyage et d’hébergement pour les vice-présidents (obtenir l’autorisation appropriée dans SAP Concur, puis réserver le voyage).
• Coordonner les réunions d’équipe et les événements, y compris les réunions hors site, les fêtes d’anniversaire, les déjeuners et les apéritifs, etc.

EXPÉRIENCE, COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES INDISPENSABLES

Expérience requise

• Au moins 5 ans d'expérience professionnelle en tant que secrétaire, coordinateur administratif ou assistant de direction dans un environnement professionnel dynamique.
• Solides compétences en matière de planification et de hiérarchisation des priorités, et grand souci du détail
• Fait preuve de solides compétences en communication et en présentation, notamment la capacité à réaliser des présentations efficaces devant des parties prenantes à tous les niveaux

Compétences techniques / fonctionnelles / de leadership requises

• Capacité avérée à réduire la complexité, à simplifier les processus et à améliorer l'efficacité 
• Excellentes compétences en communication et capacité à communiquer aisément avec des parties prenantes locales et internationales à tous les niveaux
• Capacité à planifier, organiser et hiérarchiser efficacement dans un environnement en constante évolution
• Esprit créatif et capacité de réflexion critique
• Capacité à prendre en charge et à mener à bien des projets et à produire des résultats
• Maîtrise de MS Office, avec des connaissances avancées de PowerPoint et d'Excel

Formation / Qualifications / Certifications requises

• Enseignement secondaire supérieur.
• Certificat ou diplôme en secrétariat, en gestion d'entreprise ou équivalent

APPRECIABLE

• Capacité à identifier de manière proactive les opportunités.
• Capacité à s'épanouir dans un environnement dynamique.
• Sens de l'analyse.
• Agilité et proactivité.

À PROPOS DE NOTRE ORGANISATION

Imperial Tobacco Canada est le leader canadien des produits du tabac et de la vape, et fait partie du groupe de tabac le plus international au monde : BAT. BAT est une entreprise mondiale de biens de consommation multi-catégories, présente sur plus de 180 marchés. Notre vision est de bâtir un avenir meilleur en réduisant l’impact de nos activités sur la santé grâce à une offre plus large de produits agréables et moins risqués pour nos consommateurs. Nos bases solides, associées à notre capacité d’innovation, constituent le socle sur lequel nous construisons des produits plus durables pour nos consommateurs, ainsi qu’une entreprise plus durable pour nos collègues, nos actionnaires et nos communautés.

POURQUOI NOUS REJOINDRE

Nous redéfinissons notre secteur tout en menant notre propre transformation numérique, en misant sur l’innovation pour renouveler sans cesse notre portefeuille de produits. Pour suivre le rythme de cette évolution, nous pouvons compter sur les personnes les plus ambitieuses, courageuses et résilientes du secteur, qui relèvent de nouveaux défis et nous font aller de l’avant. Nous employons près de 500 personnes d’un bout à l’autre du pays, originaires de 47 pays, et avons instauré une culture de haute performance qui promeut nos valeurs : Véritablement inclusifs, Faire ce qui est juste, Aimer nos consommateurs, Passion de gagner, Responsabilisés par la confiance, Plus forts ensemble, et qui s’engage à bâtir un avenir meilleur.

Nous nous sommes toujours engagés à recruter, à former et à fidéliser les meilleurs talents dans tous nos services. En tant que membre de notre équipe, vous intégrerez un environnement de travail exceptionnel, où vous collaborerez au-delà des frontières avec des collègues issus de divers domaines afin de faire évoluer notre entreprise dans l’une des phases les plus dynamiques de notre histoire.

NOTRE OFFRE

Notre entreprise prospère lorsque nos collaborateurs s’épanouissent. C'est pourquoi nous pensons que les avantages sociaux ne doivent pas seulement enrichir votre carrière, mais aussi votre vie. La croissance et le bien-être de nos collaborateurs étant essentiels, nous proposons une rémunération attractive, des avantages sociaux, des services et des programmes de développement destinés à aider nos employés à préserver et à améliorer leur santé, leur bien-être et leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Notre approche prend en compte votre bien-être global afin de soutenir non seulement la dimension professionnelle de votre vie, mais aussi les aspects physiques, émotionnels, sociaux et financiers.

Voici quelques-uns des avantages exceptionnels que nous proposons :

• Salaire compétitif et primes d'encouragement.
• Outils numériques dernier cri et iPhone fourni par l'entreprise.
• Cotisation au régime de retraite DCPP.
• Couverture médicale et dentaire flexible entièrement prise en charge par l'employeur – assurance invalidité et assurance vie.
• Soins de santé virtuels gratuits 24 h/24 et 7 j/7 pour tous les employés et leurs personnes à charge.
• Des congés généreux, en plus de nos 13 jours fériés d'entreprise.
• Une salle de sport sur place.
• Un centre médical sur place.
• Un parking gratuit sur place.
• Une crèche CPE sur place.
• Une compensation pouvant atteindre 100 % du salaire versée à tous les parents pendant une période maximale de 18 semaines.
• Des programmes de formation et de développement professionnel solides, comprenant notamment des formations en ligne à l'échelle mondiale.
• Accompagnement de carrière : nous vous offrons les moyens d'accélérer votre apprentissage, de donner le meilleur de vous-même et de réaliser vos ambitions professionnelles.

Chez Imperial Tobacco Canada, l’avenir du travail repose sur la flexibilité. Nous donnons à nos employés les moyens d’adapter leurs horaires à ce qui leur convient le mieux et à ce qui leur permet d’être le plus productifs. Nous fonctionnons selon un modèle de main-d’œuvre hybride où le télétravail jusqu’à 50 % du temps est considéré comme la nouvelle norme.

APPARTENANCE, RÉUSSITE, ENSEMBLE

La collaboration, la diversité et le travail d'équipe sont au cœur de tout ce que nous faisons chez Imperial Tobacco Canada. Nous savons que la collaboration avec des collègues d'horizons différents nous rend plus forts et mieux préparés à atteindre nos objectifs commerciaux. Venez apporter votre touche d'originalité !

La maîtrise de l'anglais est requise, car le poste implique des interactions avec des clients et des fournisseurs ailleurs au Canada et dans le monde entier.

ENGLISH

Imperial Tobacco Canada is evolving at pace - truly like no other organisation. 

We have a clear purpose to build A Better Tomorrow™ by reducing the health impact of our business. Among other things, this entails our commitment to providing adult consumers with a wide range of enjoyable and less risky* products. Modern Oral nicotine products play a key part in this mission. To achieve the ambition, we have set for ourselves, we are looking for colleagues who are ready to live our values every day. Come be a part of this journey!

* Based on the weight of evidence and assuming a complete switch from cigarette smoking. These products are not risk free and are addictive.

SENIORITY LEVEL: (G33 = non-Management)

FUNCTION: Marketing

LOCATION: (Montréal, Canada)

ROLE POSITIONING AND OBJECTIVES

The Executive Assistant role will be responsible to provide daily support and assistance to the VPs of Marketing and Operations to enable efficient operation of the function. The incumbent will be required to adopt a high level of professionalism and positive attitude in the daily interactions with different stakeholders cross functionally. The incumbent will also work closely with the Marketing and Operations Leadership teams from time to time to ensure the smooth coordination of activities.

WHAT YOU WILL BE ACCOUNTABLE FOR

(Please provide a brief list of typical accountabilities to be performed. Avoid unfamiliar acronyms, project names or BAT jargon and ensure terminology is external market friendly. Please prioritise the most critical accountabilities)

Administrative Support:

• Manage the daily calendar of the VP, including but not limited to scheduling meetings, accepting/declining/rescheduling meetings as appropriate to avoid conflicting meetings.
• Manage emails to filter messages and actions, as requested.
• Process and code expenses including travel, credit card and general administration.
• Conduct budget management and tracking.
• Conduct general administrative duties including but not limited to filing, photocopying, faxing, arranging couriers, printing and binding.
• Manage and keep track of NDAs related to Projects (Docusign and update list of projects and insider lists monthly).
• Support in the accurate allocation of Hockey tickets to the different stakeholders, including booking of the loge at Bell Centre.
• Book and Manage VP of Sales Travel (flights, Hotels, and logistics)
• Act as back-up for other Executive Assistant who are on vacation.
• Perform any other cognate administrative duties.

Vendors, Invoicing & Purchase Order Management:

Budget management and tracking

• Send Finance monthly report for accruals for budget.
• Align with VPs and Head of Functions on anticipated spent and approved budget.
• Prepare relevant templates to support budget process.
• Be the point of contact with vendors / suppliers.
• Keep track of budget spending and keep budget owners accountable.

System/transactional operations

• Create vendor process.
• Manage and create of POs with local vendor owners, if required.
• Process invoices of vendors with PO and non-PO vendors with procurement department, if required.
• Check reports from Finance to make sure invoices are not blocked.
• Keep track of vendors’ retainers.
• Sort out existing problems with systems.

Processing and coding expenses

• Efficiently manage P-Card transactions in Barclay.
• Complete Expense Reports for VPs.
• General administration and support to the Marketing Leadership and Operations Leadership Team (AMEX process for new employees).

Events /Logistics Support

• Coordinate internal/external meetings and related logistics, including but not limited to booking boardrooms, venues, distribute documentation, organising breakfast, lunch, and dinner.
• Conduct travel bookings and accommodation for VP (get proper approval in SAP Concur, then book the trip).
• Coordinate team meetings and events, including(offsite meetings, celebrating birthdays, lunch & drinks, etc).

ESSENTIAL EXPERIENCE, SKILLS AND KNOWLEDGE

Experience Required

(Please put the most critical information in the first 2 points)

• Minimum 5 years of work experience as Secretary or Administrative Coordinator, or Executive Assistant in a dynamic business environment.
• Strong planning & prioritization skills and high attention to detail
• Demonstrates strong communication and presentation skills including the ability to deliver effective presentations to stakeholders at all levels

Technical / Functional / Leadership Skills Required

(Please put the most critical information and reflect it in the first 4 points)

• Proven ability to reduce complexity, simplify processes and drive efficiencies 
• Excellent communication skills and ability to communicate comfortably with local and global stakeholders of all level
• Ability to effectively plan, organise and prioritise in a fast-changing environment
• Creative and critical thinking skills
• Ability to own and drive projects and deliver results
• Proficiency with MS Office, with advanced knowledge of PowerPoint and Excel

Education / Qualifications / Certifications Required

(Please put the most critical information and reflect it in the first 2 points)

• Higher Secondary Education.
• Certificate or Diploma in Secretarial duties or Business Management or equivalent

BENEFICIAL

(Please provide a maximum of 3 criteria that would be deemed ‘useful to have’ but not essential)

• Proactivity in the identification of opportunities.
• Thrives in a fast-paced environment.
• Discernment.
• Agile and proactive.

ABOUT OUR ORGANIZATION

Imperial Tobacco Canada is Canada's leading tobacco and vaping products Company and is part of the world's most international tobacco group: BAT. BAT is a global multi-category consumer goods business, operating in over 180 markets. Our vision is to build A Better Tomorrow by reducing the health impact of our business through offering a greater choice of enjoyable and less risky products for our consumers. Our strong foundations, together with our capacity for brand-new innovation, are a platform for us to build more sustainable products for our consumers, and a more sustainable business for our colleagues, shareholders, and communities.

WHY JOIN US

We’re redefining an industry while going through our own digital transformation, using innovation to keep our portfolio of products at the brand-new. To keep up with this change, we have the most ambitious, courageous, and resilient people in the industry taking on new challenges and driving us forward. We employ close to 500 people coast to coast, originating from 47 countries, and have built a high-performance culture that promotes our values Truly inclusive, Do the right thing, Love our consumer,  Passion to win, Empowered through trust, Stronger together, and which is committed to delivering a better tomorrow.

We have always been committed to recruiting, developing, and retaining the very best people in our business functions. As a member of our team, you’ll join an outstanding workplace, collaborating across borders with colleagues from multiple fields to evolve our business in one of the most dynamic phases of our history.

OUR OFFER

Our Company succeeds when our people thrive. So, we believe benefits should do more than enhance your career, they should enhance your life. Because the growth and well-being of our people are essential, we offer rich compensation, benefits, services, and development programs to help employees maintain and improve their health, wellness, and work/life balance. Our approach considers your total well-being to support not only the professional part of your life, but the physical, emotional, social, and financial parts too.

Some of the outstanding benefits we offer include:

• Competitive salary and bonus incentives.
• Brand-new digital tools, and Company paid iPhone.
• Pension Contribution DCPP.
• 100% employer paid flexible medical & dental benefits – disability & life insurance coverage.
• Free 24/7 Virtual Healthcare for all employees and their dependents.
• Generous vacation time, in addition to our 13 Company holidays.
• On-site fitness center.
• On-site medical center.
• On-site free parking.
• On-site CPE day-care.
• Top-up to 100% of salary provided to all parents for up to 18 weeks.
• Robust training and professional development programs, including global digitally enabled learning.
• Career support - we’ll give you the platform to accelerate your learning, become the best person you can be and achieve your career ambitions.

At Imperial Tobacco Canada, the future of work is about flexibility. We empower our employees to balance their schedules to what suits them the most and how they are most productive. We work with a hybrid workforce model where we view working from home up to 50% of the time as the new standard.

BELONGING, ACHIEVING, TOGETHER

Collaboration, diversity and teamwork underpin everything we do here at Imperial Tobacco Canada. We know that collaborating with colleagues from different backgrounds is what makes us stronger and best prepared to meet our business goals. Come bring your difference!

Knowledge of English is required because the role deals with customers and suppliers elsewhere in Canada and around the world.